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INICIATIVA DE TRANSPORTE DEL HEMISFERIO OCCIDENTAL (ITHO) REUNION DEL COMITÉ DE REDACCION DE LOS TERMINOS DE REFERENCIA DEL COMITÉ EJECUTIVO DE LA ITHO Santiago de Chile, 26 de abril de 1999 ACTA RESUMEN En virtud a lo acordado en la reunión de altos oficiales celebrada el 17 de diciembre de 1998 en la ciudad de Nueva Orleans, Estados Unidos de América, posterior a la III Reunión de Ministros responsables del transporte en las Américas, se celebró en Santiago de Chile el encuentro del Comité de Redacción de los "Términos de Referencia" del Comité Ejecutivo de la Iniciativa de Transporte del Hemisferio Occidental. Participaron delegados de Argentina, Canadá, Chile, Estados Unidos de América, Jamaica, México, Nicaragua (Embajador), Perú, (Brasil, que remitió aporte por escrito) y de instituciones regionales, tales como CEPAL, BID, y OEA (ver listado de participantes en anexo 1), y fue presidida por el Sr. Subsecretario de Transportes de Chile, Don Andrés Wallis Garcés, actual Presidente Pro Tempore de la ITHO. Se dio inicio a la reunión con la aprobación de la siguiente agenda: Agenda de la Reunión del Comité de Redacción
Desarrollo de la agenda: 2. Términos de Referencia que guiarán el accionar del Comité Ejecutivo de la ITHO. El intercambio de opiniones sobre esta materia fue extenso, cabe destacar que se recibieron sugerencias de borrador de los términos de referencia por parte de Brasil (vía fax), Canadá, y Chile. Se decidió tomar como base la propuesta canadiense (ver anexo 2 en sus versiones en inglés, portugués y español), ya que presenta un formato estructurado de sugerencias, que puede ser complementado con aportes de los países miembros. Respecto de los Fundamentos y Principios se acordó incluir una breve reseña de la historia de la iniciativa, la Declaración de Principios de la ITHO redactados en la II Ministerial celebrada en Santiago en abril de 1996, y los vínculos con la "Cumbre de las Américas". En este sentido (Capítulo I) se acordó declarar que el Comité Ejecutivo es un órgano dependiente de la Reunión de Ministros responsables del transporte en la región. Esto, en consideración a que la Reunión de Ministros es el foro de convergencia de políticas y de negociación (en caso de existirlas) y el Comité Ejecutivo es un órgano de ejecución e implementación. Los delegados estudiaron las formas de integrar a todos los países al comité, optándose por la alternativa de crear una suerte de comité directivo (steering committee), sin perjuicio de contar con un comité ampliado para preparar reuniones ministeriales e informes de mayor envergadura, reforzando la idea que el Comité Ejecutivo esta abierto a todos aquellos que quieran participar. En el Capítulo II, se apoyó la sugerencia que, sin perjuicio que todos pueden participar, se necesita tener una estructura mayor pero flexible que nos permita trabajar y que debiera estar integrada - al menos - por:
Se propone además que las organizaciones regionales tengan estatus de "observador" en las reuniones del comité ejecutivo. En el Capítulo III se acordó que el Comité tendrá un Presidente, dos Vice - Presidentes que debieran representar a un bloque distinto al Presidente (ver punto 3.) y ojalá otro idioma, los que contarán con una instancia asesora de apoyo y secretaría, cubierta por una organización regional. Quienes permanecerán en sus funciones por un periodo no superior a 30 meses, teniendo en consideración que el país que postule o sea elegido pueda tener continuidad en el periodo de ejercicio del cargo. En cuanto a la creación de otros comités, se determinó que se realizarán las tareas definidas como áreas prioritarias de acción, sin embargo si en alguna de las tareas se nota la necesidad de crear "fuerzas de trabajo" (Task Forces) para cumplir con ellas, se hará. En cuanto a las reuniones, Capítulo IV, se realizarán dos reuniones ordinarias y eventualmente una tercera extraordinaria, las que serán convocadas con sesenta (60) días de antelación. Respecto al proceso de toma de decisiones , Capítulo V, se propone tomarlas por consenso, sin embargo se consultará al Grupo de Revisión de Implementación de Cumbres (GRIC) el modo adoptado en la Cumbre de las Américas. Los documentos de trabajo y documentos emergentes de las reuniones, Capítulo VI, serán tratados de acuerdo a lo descrito en el borrador y tendrán circulación restringida al comité, los borradores no podrán ser publicados ni divulgados a terceros. La divulgación de documentos se decidirá al interior del comité una vez que sean sancionados. El texto del Capítulo VII se incorporará al preámbulo (Fundamentos y Principios), redundando en la re- enumeración de los capítulos de los términos de referencia. Los temas financieros y mecanismos de financiamiento, nuevo Capítulo VII, serán aclarados una vez de establecer consulta al GRIC. También se consultará el tratamiento a las organizaciones regionales (BID, OEA, Banco Mundial, etc.). Los términos de referencia serán aprobados con la anuencia de las dos terceras partes (2/3) de los países miembros. Sin embargo, se considerará la posibilidad de enviar una carta a los Ministros informando de los mismos, pero sin requerir respuesta. Revisión del "Estado de Avance" de las tareas prioritarias acordadas en Nueva Orleans. En consideración a lo arduo de la agenda se resolvió consolidar la información el día 17 de mayo. México informa que acorde al compromiso adquirido por ese país, se celebrará en Cancún, México, los días 14 y 15 de mayo de 1999, la Conferencia de la Problemática del año 2000 (Y2K). lección del Presidente y Vice - Presidentes del Comité Ejecutivo de la ITHO. La corresponsalía de Chile manifiesta su intención de poner a disposición el cargo de Presidente Pro Tempore, función que cumple desde abril de 1996, agradece y ofrece su colaboración a la corresponsalía de Canadá, que estudiará postular a la Presidencia o Vice - Presidencia luego de establecer consulta con sus autoridades y a la corresponsalía de Jamaica que hará lo propio respecto de una de las Vice - Presidencias. Se levantó la sesión estableciéndose el compromiso de culminar la redacción de los Términos de Referencia en un trabajo conjunto de quienes presentaron sugerencias, a saber: Brasil, Canadá y Chile, los que intercambiaran conceptos y redactaran el borrador final a ser presentado a la consideración del Comité de Redacción y posteriormente a todos los países miembros. Canadá propone establecer una "Red de Puntos de Contacto" en cada uno de los países miembros (teléfono, fax, e-mail, etc.), para facilitar el trabajo del Comité Ejecutivo. Por lo que se hace un llamado a los miembros a designar un delegado nacional, remitiendo los antecedentes a la Presidencia. Finalmente, no se fijó fecha para la próxima reunión del Comité Ejecutivo, esperando culminar con la redacción de los términos de referencia y conocer el estado de avance en las áreas prioritarias de acción. Santiago de Chile, 26 de abril de 1999. ANEXO 1 LISTA DE PARTICIPANTES ITHO SANTIAGO DE CHILE, ABRIL 26 DE 1999 (ASISTENTE EMPRESA TELEFONO FAX EMAIL)
ANEXO 2 BORRADOR DE LOS TERMINOS DE REFERENCIA Anexo 2.1 Borrador en Español TÉRMINOS DE REFERENCIA para el GRUPO DE TRABAJO SOBRE INICIATIVA DE TRANSPORTE PARA EL HEMISFERIO OCCIDENTAL - sugerencias - [Este documento sugiere un posible formato de los términos de referencia para el Grupo de Trabajo sobre la Iniciativa de Transporte para el Hemisferio Occidental (GT-ITHO). El formato que se presenta ha sido extraído en gran parte del "Reglamento de la Conferencia de Ministros de Transportes, Comunicaciones y Obras Públicas de América del Sur". En la preparación de esta propuesta también se han tenido en cuenta términos de referencia de otras organizaciones, en particular los incluidos en las "Normas de Procedimiento del Consejo Interamericano de Desarrollo Integral (CIDI)". Gran parte del contenido de este documento se ha extraído del "Informe en materia de transportes, II Cumbre de las Américas" presentado por Chile en la reunión del Grupo de Revisión de la Implementación de la Cumbre que tuvo lugar en Santo Domingo, República Dominicana, del 8 al 9 de marzo de 1999.] FUNDAMENTOS Y PRINCIPIOS [Esta sección hará una reseña histórica de la evolución de la ITHO. También describirá los principios de base de la ITHO y de sus áreas de actividades.] CAPÍTULO I Objetivos 1. El GT-ITHO es un foro regional para la consulta, coordinación y concentración de esfuerzos en el área del transporte y un foro para la concertación de políticas en este sector... 1. Etc. CAPÍTULO II Miembros del Grupo de Trabajo sobre la Iniciativa de Transporte para el Hemisferio Occidental (GT-ITHO). [Esta sección hará referencia a los países y organizaciones que son miembros del GT-ITHO.] 1. La posibilidad de ser miembro del GT-ITHO "estará abierta a todos los países de América". 1. La posibilidad de ser miembro del GT-ITHO también estará abierta a los cinco grupos regionales de países americanos definidos en el Capítulo I del documento Perfil de los Sistemas regionales de Transporte de las Américas, preparado por la Comisión Económica para América Latina y el Caribe (CEPAL)), concretamente el Tratado de Libre Comercio América del Norte (TLCAN), el Mercado Común Centroamericano (MCCA),la Secretaría de la Comunidad del Caribe (CARICOM), la Comunidad Andina y el Mercado Común del Cono Sur (MERCOSUR) . 1. La posibilidad de ser miembro del GT-ITHO también estará a otras organizaciones representativas de países de la Región de las Américas, como el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), la Organización de los Estados Americanos (OEA), la Comisión Económica para América Latina y el Caribe (CEPAL) y la Asociación de los Estados del Caribe (AEC), etc. 1. Etc. CAPÍTULO III Organismos del GT-ITHO [El propósito de esta sección es definir los organismos que se crearán para dirigir y administrar el GT-ITHO.] 1. La estructura organizacional del Grupo de Trabajo deberá ofrecer apoyo administrativo flexible y racional en todo momento, inspirándose en los servicios de asistencia técnica y apoyo secretarial de otros organismos regionales o internacionales. El Comité Ejecutivo: 1. Se creará un Comité Ejecutivo cuya función será dirigir y administrar las actividades diarias del GT-ITHO. 1. Constituirán el Comité Ejecutivo un Presidente y dos Copresidentes. La Presidencia: 1. El Presidente del GT-ITHO será elegido por los miembros, y ocupará el puesto por un período de____ años. 1. Puede ser Copresidente cualquier representante de un país, agrupación u organismo regional americano. 1. Los copresidentes serán elegidos al mismo tiempo que el Presidente y, generalmente, ocuparán el cargo por el mismo período. 1. En la medida de lo posible, uno de los copresidentes representará una agrupación u organismo americano y el otro será representante de un país perteneciente a una región de las Américas que no sea la representada por el Presidente (Por ejemplo si el Presidente es de un país del MERCOSUR, el Copresidente no lo será). Otros comités: 1. Se podrán crear comités ad-hoc dentro del GT-ITHO para ejercer funciones específicas o alcanzar determinadas metas. 1. Deberá establecerse un cronograma para el logro de ciertos objetivos o el ejercicio ciertas funciones. 1. Cada uno de estos comités deberá tener su propio presidente y vicepresidentes responsables de la administración. 1. Deberá crearse un comité para cada proyecto específico del GT-ITHO, con sus correspondientes presidentes y vicepresidentes. 1. Etc CAPÍTULO IV Reuniones [ El propósito de este capítulo es establecer cuándo y en qué condiciones se llevarán a cabo las reuniones del GT-ITHO.] 1. Las reuniones del GT-ITHO se llevarán a cabo de manera regular, y deberán ser abiertas a todos los miembros de la organización. 1. El Presidente deberá convocar dichas reuniones con no menos de _____ meses anticipación a la fecha prevista para su realización. Se deberán hacer esfuerzos para asegurar que las reuniones se realicen en las fechas más convenientes para la mayoría de los miembros. 1. La asistencia a estas reuniones no será obligatoria. 1. El presidente deberá buscar, entre los miembros del GT-ITHO, un anfitrión para las próximas reuniones. 1. El país anfitrión deberá brindar instalaciones adecuadas para la reunión, así como también servicios de interpretación simultánea en español, francés, inglés y portugués, según las necesidades de los participantes. 1. Etc. CAPÍTULO V Proceso de decisión [Esta sección describirá los procesos mediante los cuales el GT-ITHO tomará las decisiones. Al redactar esta sección, será importante establecer si las decisiones se tomarán por consenso o por votación, cómo se definirá el quorum y si los miembros ausentes pueden votar por poder. También será necesario establecer si los organismos miembro tendrán poder de participar en los procesos de decisión o si éste se limitará a los países exclusivamente.] 1. Etc. CAPÍTULO VI Documentos de trabajo y documentos emergentes de la reuniones 1. El Presidente del GT-ITHO deberá hacer circular entre los miembros los documentos necesarios para la toma de decisiones con no menos de cuatro semanas de anticipación a la fecha de la reunión. Esta documentación deberá ser sometida al Presidente del GT-ITHO por el país u organismo que la produce cinco semanas antes de la fecha de la reunión. 1. El Presidente del GT-ITHO será responsable de distribuir las actas y toda otra documentación emanada de las reuniones. 1. La documentación producida en las reuniones deberá hacerse circular entre todos los miembros, incluidos los que no hubieran asistido, en las cuatro semanas posteriores a la reunión. 1. Etc. CAPÍTULO VII Relaciones con otros foros e instituciones 1. El GT-ITHO reconoce la necesidad de evitar, en la medida de lo posible, que sus esfuerzos dupliquen los ya realizados por otras agrupaciones u organizaciones. 1. En consecuencia, como se estableciera en los Capítulos II y III, se han previsto disposiciones para que otras agrupaciones u organizaciones representativas de países americanos puedan incorporarse. 1. Para llevar a cabo actividades en nombre del GT-ITHO, los miembros y presidentes de comités deberán consultar a las agrupaciones y organizaciones activas en la Región de las Américas. 1. Etc. CAPÍTULO VIII Financiación [Este capítulo describirá los posibles mecanismos para financiar las actividades y proyectos de GT-ITHO.] CAPÍTULO IX Modificación de los Términos de Referencia [Este capítulo establecerá las normas para modificar los Términos de Referencia] Anexo 2.2 Borrador en Inglés Suggested Possible Format for TERMS OF REFERENCE for the WESTERN HEMISPHERIC TRANSPORT INITIATIVE WORKING GROUP [This document is a suggested possible format for the terms of reference (TORs) for the Western Hemispheric Transport Initiative Working Group (WHTI-WG). The format presented here was largely borrowed from the "Reglamento de la Conferencia de Ministros de Transportes, Comunicaciones y Obras Públicas de América del Sur". It has been further elaborated upon based on a review of terms of reference for other existing organizations, particularly the "Rules for Procedure of the Inter-American Council for Integral Development (CIDI)". Much of the content of this document was taken from the document entitled "Informe en materia de transportes, II Cumbre de las Américas" presented by Chile to the meeting of the Summit Implementation Review Group in Santo Domingo, Dominican Republic, March 8-9, 1999.] FOUNDATIONS AND PRINCIPLES [This section would provide a summary of the history of the development of the WHTI. It would also describe the stated principles upon which the WHTI and its action areas are based.] CHAPTER I Objectives The WHTI-WG is a regional forum for consultation, coordination and joint effort in the area of transportation, and a forum for convergence in transportation policies... Etc. CHAPTER II Membership in the Western Hemispheric Transport Initiative Working Group [This section would describe which countries and organizations make up the membership of the WHTI-WG.] Membership in the WHTI-WG shall "be open to all countries in the Americas". Membership in the WHTI-WG shall also be open to each of the five regional groups representing the countries of the Americas as defined in Chapter 1 of the document entitled Profile of the Regional Transportation Systems of the Americas, prepared by the Economic Commission for Latin America and Caribbean (ECLAC), namely the North American Free Trade Agreement (NAFTA), the Central American Common Market (MCCA), the Caribbean Community Secretariat (CARICOM), the Andean Community and the Southern Cone Common Market (MERCOSUR). Membership in the WHTI-WG shall also be open to other organizations representing the countries of the Americas Region, including the Inter-American Development Bank (IDB), the Organization of American States (OAS), the Economic Commission for Latin American and the Caribbean (ECLAC), the Association of Caribbean States (ACS), etc. Etc. CHAPTER III Institutions of the WHTI-WG [The purpose of this section is to define the institutions that will be created to lead and administer the WHTI-WG.] The institutional structure of the Working Group shall offer flexible and streamlined administrative support at all times, drawing on the services of regional or international agencies for technical assistance and certain secretarial support functions. The Executive Committee: An Executive Committee shall be formed for the purpose of providing leadership and administration for the day-to-day functioning of the WHTI-WG. The Executive Committee shall be made up of a Chair, and two co-Chairs. Chairmanship: The Chair of the WHTI-WG shall be elected by the membership, and will serve for periods of __ years. The Chair or co-Chair may be a representative of any country, regional grouping or institution of the Americas. The co-Chairs shall be elected at the same time as the Chair, and serve for the same period, concurrently. Ideally, one of the co-Chairs will represent a regional group or organization from the Americas and the other will represent a country from a regional area of the Americas other than that where the Chair’s country is located (For example, if the Chair is from a country within MERCOSUR, the co-Chair would not be). Other Committees: Committees may be created within the WHTI-WG, on an ad hoc basis, to execute specific functions or achieve specific goals. A time frame shall be defined for the achievement of goals or execution of functions. Each such committee should have its own Chair and co-Chairs, who shall be responsible for its administration. A committee shall be formed for any specific project being executed under the WHTI-WG, with a Chair and co-Chairs. Etc. CHAPTER IV Meetings [This chapter describes when WHTI-WG meetings will take place, and under what conditions.] WHTI-WG meetings should take place on a regular basis, and should be open to the full membership of the organization. Such meetings shall be called by the Chair, no later than __ months before the date on which they are scheduled to take place. Efforts shall be made to ensure that meetings occur on dates that are of the greatest convenience to the greatest number of members. Attendance at these meetings shall be entirely optional. The Chair shall seek, from among the members of the WHTI-WG, hosts for forthcoming meetings. The host country shall ensure the provision of an adequate meeting facility, as well as simultaneous interpretation services between Spanish, Portuguese, French and English, depending on attendance. Etc. CHAPTER V Decision-Making [This section will describe the process by which decisions will be made by the WHTI-WG. In writing this section, it will be important to define whether decisions will be made on the basis of consensus or voting, what will be the definition of quorum, and whether or not non-attending members can vote by proxy. It will also be necessary to establish whether or not organization members can participate in decision making, or whether decisions will be taken by country members alone.] 1. Etc. CHAPTER VI Working Documents and Documents Arising from Meetings Documentation required for decision-making shall be circulated by the WHTI-WG Chair no later than four weeks before the meeting date. This documentation shall be submitted to the WHTI-WG Chair by the country or organization from which they originate at least five weeks before the meeting date. The WHTI-WG Chair shall be responsible for distributing minutes as well as any other documentation emanating from meetings. Documentation emanating from the meeting shall be circulated to all members, including those not in attendance, no later than four weeks after the meeting date. Etc. CHAPTER VII Relations with other Fora and Institutions The WHTI-WG recognizes the need to avoid, whenever possible, the duplication of its efforts with those of other groups and organizations. Thus, as outlined in Chapters II and III, it has made provisions to provide membership to any other group or organization representing the countries of the Americas Region. In executing activities on behalf of the WHTI-WG, members and committee Chairs shall consult with the various groups and organizations active in the Americas Region. Etc. CHAPTER VIII Financing [This chapter will discuss possible mechanisms for financing the activities and projects of the WHTI-WG.] CHAPTER IX Amendment of the Terms of Reference [This chapter will establish rules by which the TORs may be altered.] Anexo 2.3 Borrador en Portugués Possível formato sugerido para os TERMOS DE REFERÊNCIA para o GRUPO DE TRABALHO DA Iniciativa de Transportes do Hemisfério Oeste [Este documento é um possível formato sugerido para os termos de referência (TORs) para o Grupo de Trabalho da Iniciativa de Transportes do Hemisfério Oeste (WHTI-WG). O formato aqui apresentado foi em grande parte importado do "Reglamento de la Conferencia de Ministros de Transportes, Comunicaciones y Obras Públicas de América del Sur". Ele sofreu uma maior elaboração baseada na análise dos termos de referência de outras organizações existentes, particularmente as "Normas de Procedimento do Conselho Interamericano para Desenvolvimento Integral (CIDI)". Grande parte do conteúdo deste documento provém do documento titulado "Informe en materia de transportes, II Cumbre de las Américas", apresentado pelo Chile na reunião do Grupo de Revisão e Implementação de Reuniões de Cúpula em Santo Domingo, República Dominicana, nos dias 8 e 9 de março de 1999.] FUNDAÇÕES E PRINCÍPIOS [Esta seção forneceria um resumo da história do desenvolvimento da WHTI. Também descreveria os princípios estabelecidos sob os quais a WHTI e suas áreas de ação são baseadas.] CAPÍTULO I Objetivos O WHTI-WG é um foro regional de consulta, coordenação e esforço conjunto na área de transporte, bem como um foro para convergência na área de políticas de transporte... Etc. CAPÍTULO II Afiliação ao Grupo de Trabalho da Iniciativa de Transportes do Hemisfério Oeste [Esta seção descreveria quais países e organizações compõem a afiliação ao WHTI-WG.] A afiliação ao WHTI-WG deverá "ser aberta a todos os países das Américas". A afiliação ao WHTI-WG também deverá ser aberta a cada um dos cinco grupos regionais representando os países das Américas, definidos no Capítulo 1 do documento titulado Profile of the Regional Transportation Systems of the Americas (Perfil dos Sistemas Regionais de Transporte das Américas), preparado pela Comissão Econômica para a América Latina e o Caribe (CEPAL), especificamente o Acordo de Livre Comércio da América do Norte (NAFTA), o Mercado Comum Centro-Americano (MCCA), a Comunidade do Caribe (CARICOM), a Comunidade Andina e o Mercado Comum do Sul (MERCOSUL). A afiliação ao WHTI-WG também deverá ser aberta a outras organizações representando os países da região das Américas, incluindo o Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID), a Organização dos Estados Americanos (OEA), a Comissão Econômica para a América Latina e o Caribe (CEPAL), a Associação dos Estados do Caribe (AEC), etc. Etc. CAPÍTULO III Instituições do WHTI-WG [O objetivo desta seção é definir as instituições que serão criadas para liderar e administrar o WHTI-WG.] A estrutura institucional do Grupo de Trabalho deverá oferecer apoio administrativo dinâmico e versátil a todo momento, utilizando os serviços de agências regionais ou internacionais para obter auxílio técnico e certas funções de apoio de escritório. O Comitê Executivo: Um Comitê Executivo deverá ser constituído a fim de liderar e administrar as atividades do dia-a-dia do WHTI-WG. O Comitê Executivo deverá ser constituído por um Presidente e dois Co-presidentes. Presidência: O Presidente do WHTI-WG deverá ser eleito pelos seus integrantes e terá um mandato de ___ anos. O Presidente ou Co-presidente pode ser um representante de qualquer país, grupo regional ou instituição das Américas. Os Co-presidentes deverão ser eleitos ao mesmo tempo que o Presidente, servindo seus mandatos no mesmo período, simultaneamente. Idealmente, um dos Co-presidentes representará um grupo regional ou organização das Américas e o outro representará um país ou região das Américas que não seja o domicílio do Presidente (por exemplo, caso o Presidente seja de um país integrante do MERCOSUL, o Co-presidente não seria). Outros comitês: Comitês poderão ser criados dentro do WHTI-WG, como necessário, para executar funções específicas ou realizar metas específicas. Um cronograma deverá ser definido para a realização de metas ou para a execução das funções. Cada um desses comitês deverá ter seu próprio Presidente e Co-presidentes, os quais serão responsáveis por sua administração. Um comitê deverá ser formado para qualquer projeto específico sendo executado sob o WHTI-WG, com um Presidente e Co-presidentes. Etc. CAPÍTULO IV Reuniões [Este capítulo descreve quando as reuniões do WHTI-WG serão realizadas, e sob quais condições.] As reuniões do WHTI-WG deveriam ser realizadas regularmente e deveriam ser abertas a todos os integrantes da organização. Tais reuniões deverão ser convocadas pelo Presidente o mais tardar __ meses antes da data na qual estiverem programadas para ocorrer. Esforços deverão ser realizados para assegurar que as reuniões ocorram em datas que sejam as mais convenientes possíveis para o maior número de integrantes. A participação nessas reuniões deverá ser inteiramente opcional. O Presidente deverá procurar, entre os integrantes do WHTI-WG, anfitriões para reuniões futuras. O país anfitrião deverá assegurar o fornecimento de instalações adequadas para a reunião, bem como serviços de interpretação simultânea entre as línguas espanhola, portuguesa, francesa e inglesa, dependendo dos participantes. Etc. CAPÍTULO V Processo Decisório [Esta seção descreverá o processo pelo qual as decisões serão tomadas pelo WHTI-WG. Ao redigir esta seção, será importante definir se as decisões serão tomadas por consenso ou votação, qual será a definição de quorum e se os integrantes ausentes poderão ou não votar por procuração. Também será necessário estabelecer se os integrantes da organização poderão ou não participar no processo decisório, ou se as decisões serão tomadas somente por integrantes do país.] 1. Etc. CAPÍTULO VI Documentos de Trabalho e Documentos Oriundos de Reuniões A documentação necessária para o processo decisório deverá ser circulada pelo Presidente do WHTI-WG o mais tardar quatro semanas antes da data da reunião. Esta documentação deverá ser enviada ao Presidente do WHTI-WG pelo país ou organização do qual originou-se, no mínimo cinco semanas antes da data da reunião. O Presidente do WHTI-WG será responsável pela distribuição de minutas, bem como de qualquer documentação elaborada nas reuniões. Os documentos elaborados nas reuniões deverão ser enviados para todos os integrantes, incluindo os ausentes, o mais tardar quatro semanas após a data da reunião. Etc. CAPÍTULO VII Relações com Outros Foros e Instituições O WHTI-WG reconhece a necessidade de evitar, sempre que possível, a duplicação dos seus esforços com os de outros grupos e organizações. Portanto, como descrito nos Capítulos II e III, adotou providências para possibilitar que qualquer outro grupo ou organização representando os países da região das Américas se afilie. Ao realizar atividades em nome do WHTI-WG, os integrantes e Presidentes de comitês devem consultar os vários grupos e organizações ativos na região das Américas. Etc. CAPÍTULO VIII Financiamento [Este capítulo abordará os possíveis mecanismos para o financiamento das atividades e projetos do WHTI-WG.] CAPÍTULO IX Emenda dos Termos de Referência [Este capítulo estabelecerá as regras que regerão alterações nos TORs.] Entire
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